Время — ресурс эфемерный. Он поддаётся учёту и хронологии, но по ощущениям улетучивается мгновенно. Ещё свежи воспоминания, и чувствуешь своё присутствие в этом дне, но, увы, это было уже вчера.
Симптом современности — состояние бесконечного цейтнота. Не успев реализовать одну задачу, приходится сдвигать все дела в своём расписании. Гнетущее напряжение от срывов дедлайна грозит проблемами с руководством, коллегами, партнёрами, а самое главное — негативно сказывается на здоровье.
Невозможно добавить ещё пару, столь необходимых часов в сутки, но выход есть. Он кроется в целенаправленной оптимизации времени. Такую технологию именуют тайм-менеджментом. Методология предполагает организацию и контроль своего времени с увеличением эффективности его использования.
Применение методик и стратегий
В переводе на английский время — time. Тайм-менеджмент интерпретируют, как «управление временем». Хотя, строго говоря, этот термин не совсем корректен. Управлять этим ресурсом невозможно, точнее — оптимизировать. Человек способен только регулировать события своей жизни во временном потоке.
В сутках всего 24 часа или 1440 минут, а если выразить в секундах, то их насчитывается 86 400. И никуда за этот предел «выскочить» невозможно. Но рациональное использование невидимого ресурса зависит от:
- Навыков и умений;
- Самомотивации;
- Самоанализа;
- Планирования;
- Самооценки;
- Самоконтроля.
Методики тайм-менеджмента разнообразны. Подбираются они, опираясь на индивидуальные личностные особенности характера, темперамента. Одни легко чувствуют себя в жёстких рамках поминутного расписания. Иным подходит гибкая тактика.
Стратегии хороши для организации своих часов и минут при работе в офисе, онлайн-занятости, но также подойдут для оптимизации домашних и бытовых дел.
Специалисты рассматривают методологии, разработанные с учётом науки и практического опыта. К ним относятся:
- Матрица Эйзенхауэра;
- Система 4D;
- Zero Inbox;
- Метод помидора;
- Метод 90 на 30;
- Принцип девяти дел;
- Принцип трёх дел;
- Техника временных блоков;
- Метод GTD.
Эти названия кажутся «устрашающими» и непонятными, на практике всё выглядит достаточно доступно и несложно. Помимо перечисленных в списке, существует и масса других интересных и действенных методов. В этой статье выберем наиболее результативные методы и инструменты.
Оценка
Помните, всё, что можно посчитать, доступно и контролировать. Каждый без труда способен подсчитать цену своего времени. Для этого применяем нехитрую формулу. Исходная цифра в ней — это сумма годового заработка. Делим данное число на количество рабочих дней, а затем на количество рабочих часов. Та величина, что в итоге получилось, является стоимостью вашего профессионального часа.
Представьте теперь, сколько упущенных часов прошло. Сколько «улетело» незаработанных денег на потраченное впустую время. Бесполезные телефонные разговоры, видеоигры, бесцельное блуждание по всемирной сети.
Кроме того, рассчитав стоимость рабочего часа, каждый может ответить для себя на несколько вопросов.
- Это именно та сумма, которую я стою, как специалист?
- Стоит ли то, чем я занимаюсь в данное время, потери своих денег?
- Нужно ли продолжать этим заниматься?
Подобная самооценка позволяет одномоментно отказаться от половины ненужных дел, которые бесполезно «захламляют» ваш день, призванный быть плодотворным и успешным. Подобная практика помогает думать категориями вложений и затрат. Любое дело оценивается с материальной точки зрения. Потраченные зря минуты можно не только посчитать по количеству, но и оценить с точки зрения упущенной финансовой выгоды.
Эффективные инструменты
Разбирая базовые стратегии, можно выделить несколько универсальных инструментов, которые подойдут абсолютно всем и научат людей ценить время, и контролировать каждую минуту.
Знание трат своего времени
Каждый человек, полагаясь на свою память, способен вспомнить о своих делах за прошедший день или несколько суток. Но, к сожалению, работа нашего мозга устроена так, что если мы и вспомним о делах, то только о важных.
Полезным инструментом в контроле своих часов и минут является журнал учёта рабочего времени. Уместно заносить в блокнот все действия, выполняемые вами каждые 15 минут. Журнал позволяет проанализировать:
- На что тратиться большая часть времени (работа, досуг, семейные и бытовые дела и т.д.);
- Наиболее продуктивное для труда время;
- Все ли задачи выполнены;
- Какие дела самые затратные.
Подобный хронометраж позволяет определить наиболее трудоёмкие задачи: правильно ли распределяются рабочие часы. Грамотное представление о времени даёт возможность адекватно планировать свои индивидуальный график. Оценка и контроль позволяют оставлять оптимальные часы для рутинных дел.
Расстановка приоритетов
Ранжирование задач по их важности и срочности ещё называют Матрицей Эйзенхауэра. Метод позволяет распределить абсолютно все имеющиеся дела на 4 категории:
- срочные и важные;
- несрочные, но всё-таки важные;
- срочные, но менее важные;
- несрочные и неважные.
Не оценивая дела загодя, мы рискуем попасть в водоворот задач, которые теснятся, накапливаются, и создаётся ощущение, что их становится всё больше и больше, несмотря на усилия, которые мы прикладываем для их решения.
Выделив и сгруппировав дела по данному принципу, мы выполним сначала то, что срочно и важно и требует безотлагательности (высокий приоритет). Затем приступаем к несрочным, но достаточно важным делам (средний приоритет). Постепенно перебираясь к срочным, но менее важным (низкий приоритет). В этом случае задачи можно делегировать, иными словами, перепоручить их выполнение. Несрочные и неважные откладываются на «потом», по остаточному принципу или не делаются совсем.
Планирование
Повышение эффективности и результативности труда напрямую зависит от умения планировать. Эксперты тайм-менеджмента советуют использовать различный инструментарий:
- записные книжки;
- дневники и ежедневники;
- каталожные карточки;
- календари-планировщики;
- настенные диаграммы;
- приложения для электронных технических устройств.
Составление ежедневных планов должно войти в привычку. Регулярно освобождайте свою память от необходимости запоминать «тысячу дел». Записывайте все пункты и сопутствующие обстоятельства. Делайте пометки не только о самой задаче, но и что нужно, к примеру, взять с собой маршрут следования и прочие подробности. Детальное планирование позволит не только не позволить себе забыть о важном деле, но и сохранить время на сборы, дорогу.
Рекомендуется не просто формировать расписание, но и часто к нему обращаться. Если в вашем распоряжении несколько инструментов, регулярно синхронизируйте их.
Что ещё можно предпринять
К сожалению, время не «резиновое». Даже при строгом контроле и оптимизации его использования растянуть сутки не получится. И если с рабочими делами мы ещё можем разобраться, то бытовые, домашние хлопоты сильно отягощают нашу жизнь. А ещё обычную усталость никто не отменял. Что предпринять, когда в рабочем графике совсем нет времени на домашние дела? Однозначно воспользоваться услугами клининга.
Профессионалы выполняют:
- Мытьё и чистку отдельных зон (окна, кухня, санузлы, мебель);
- Поддерживающую уборку;
- Генеральную уборку;
- Уборку после ремонта или после аренды (когда квартира сдавалась внаём);
- Экоуборку и беби-уборку (средствами и методами, требующими особой деликатности);
- Уборку загородного дома;
- Спецуборку (выполняемую после потопа, пожара, чрезвычайного происшествия).
Но виды современного сервиса практически безграничны, клининг может быть любым, в компании по уборке всегда подскажут, что они смогут выполнить. Предварительно можно посмотреть информацию на сайте какой-нибудь местной клининговой организации.
Возвращаясь вновь к стоимости вашего личного профессионального часа, стоит задуматься, что выгоднее и дешевле, драить квартиру самому, тратя своё невосполнимое время, плюс тратить деньги на приобретение бытовых химикатов или заказать уборку у специалистов.
Организованность
Пожалуй, всем понятно, что, даже расписав и распределив свои задачи, без организованности выполняющего, результат будет незначительным. Организованность должна прослеживаться во всём: в работе, обустройстве личного пространства и рабочей территории.
Невозможно рационально организовать своё время, имея беспорядок в вещах и предметах, которые вас окружают. В деле организации нет мелочей. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют установить три коробки (или просто использовать три угла комнаты) подписав их следующим образом:
- Оставить;
- Отдать;
- Выбросить.
Неиспользуемые предметы следует распределить по коробкам. И не просто положить их туда на неопределённый срок, а сделать с ними то, что написано на стенке короба.
Организация почты
Далее можно приступить к организации обработки электронной почты, это поможет существенно сократить полезное время. Ведь «копаться» в своём почтовом ящике можно часами, а эффективность работы при этом не увеличится. Оптимизацию выполняют разными инструментами: специальными папками, цветным кодированием или пометками.
Делегирование
Один из важнейших инструментов плодотворного решения задач — делегирование. Вам, наверное, не раз приходилось встречать профессионалов высокого класса, которые, взвалив на себя все обязанности, «тащат» весь груз проблем. Их беда заключается в том, что они не научились возлагать ответственность, переносить часть дел на кого-нибудь другого.
Определите круг задач, которые может выполнить другой (другие) специалист. Подберите подходящую персону или несколько человек с оптимальными навыками и опытом. Обрисуйте задачу, при этом обязательно укажите, какой результат вы хотели бы получить в итоге. Проверяйте ход делегированных дел, помогайте, а в конце обязательно вознаградите работающего. При необходимости внесите поправки для улучшения результата и укажите на недостатки.
Советы и рекомендации
Что ещё необходимо знать об оптимизации времени, какие вопросы остаются открытыми? К примеру, где найти самомотивацию? Для решения задачи используется практика «психологических якорей». Эта техника позволяет целенаправленно формировать в сознании человека нужных ассоциаций. Психологическими анкерами могут служить чашка крепкого кофе, несколько танцевальных Па или негромкая мелодичная музыка. Всё то, что нам приятно и с чего мы привыкли настраиваться на труд. Со временем, глубоко укоренясь, психологические якоря, без заминки способны направить на трудовое настроение.
Ещё совет о начале дня. Утренний подъём отрегулируйте в комфортное для себя время. Что касается людей, работающих «на себя», им проще прибегнуть к совету. Сотрудникам, которым требуется быть в офисе или на предприятии в определённое время, рекомендуется вставать минимум за 3 часа до начала работы. В этот промежуток времени можно успеть без усилий встать, комфортно провести утро. Сделать утреннюю разминку, позавтракать и добраться к месту работы вовремя.
Сэкономить минуты и даже часы помогает так называемое правило «2-х минут». Установив для себя дедлайн в две минуты для мелких дел (небольшие правки, уборка в ящиках стола, ответ на телефонный звонок или электронное письмо), вы сможете значительно упростить свою жизнь, сохранив ресурс времени для ключевых задач.
